Р о с с и й с к а я Ф е д е р а ц и я
АДМИНИСТРАЦИЯ КРАСНОБОРСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 02.02..2015 года № 5
д.Красный Бор
Об архиве Администрации Красноборского сельского поселения
В соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18 января 2007года № 19, «Уставом Красноборского сельского поселения»
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Положение об архиве Администрации Красноборского сельского поселения.
2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации Красноборского сельского поселения.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава поселения Е И Чиркова
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве Администрации Красноборского сельского поселения
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документы Администрации Красноборского сельского поселения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное и экономическое значение, относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве Администрации муниципального района.
До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, в пределах, установленных действующим законодательством сроки, хранятся в управлении делами, отделах Администрации муниципального района.
1.2. Ответственные за делопроизводство управления делами Администрации Красноборского сельского поселения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с действующими правилами, обеспечивают своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Администрации Красноборского сельского поселения
1.3. В Администрации Красноборского сельского поселения для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на муниципальное хранение создан архив.
1.4. Архив возглавляет ответственный за ведение архива, назначенный Главой сельского поселения
1.5. В своей работе архив Администрации Красноборского сельского поселения руководствуется законодательством Российской Федерации и Новгородской области, распоряжениями Главы сельского поселения, правилами и другими нормативными и методическими документами Росархива, комитета культуры Новгородской области и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета культуры Новгородской области и утверждается Главой сельского поселения.
1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава сельского поселения
1.9. Методическую и практическую помощь архиву оказывает гл. специалист по архивному делу Администрации муниципального района.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности Администрации Красноборского сельского поселения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
2.3. документы личного происхождения, поступившие в архив;
2.4. служебные и ведомственные издания;
2.5. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;
3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации Красноборского сельского поселения;
3.1.5. внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. разрабатывает и согласовывает с гл.специалистом по архивному делу Администрации муниципального района графики представления описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) комитета культуры Новгородской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное хранение;
3.2.2. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) и Э П К Департамента культуры и туризма Новгородской области
3.2.3. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, устанавливаемыми Росархивом;
3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку их наличия и состояния;
3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;
3.2.6. организует использование документов:
информирует руководство и работников Администрации Красноборского сельского поселения о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и граждан, в том числе социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК Администрации Красноборского сельского поселения;
3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Администрации Красноборского сельского поселения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в муниципальный архив;
3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Администрации Красноборского сельского поселения;
3.2.10. ежегодно представляет гл. специалисту по архивному делу Администрации Холмского муниципального района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива на 01 декабря текущего года);
3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в муниципальный архив Администрации Холмского муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. ПРАВА АРХИВА
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
4.2. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Администрации Красноборского сельского поселения;
4.3. запрашивать от Администрации Красноборского сельского поселения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения всех возложенных на архив задач и функций;
4.4. участвовать в мероприятиях, проводимых Департаментом культуры и туризма по Новгородской области, специалистами по архивному делу Администрации Холмского муниципального района, по вопросам архивного дела.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (ответственного за ведение архивом)
5.1. Ответственный за ведение архивом совместно с руководителем организации несет ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
- утрату и несанкционированное уничтожение документов;
- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
